Р АЗДЕЛ 6. О СНОВЫ БАЗ ДАННЫХ. СУБДMS A CCESS

Тема 25. Назначение программы MS Access. Основные объекты

В любой области деятельности часто приходится иметь дело с большими объемами данных. Основными операциями при этом являются: сбор информации, ее обработка (поиск требуемых данных, сортировка и т.п.), создание форм для просмотра и распечатки данных. Одним из самых популярных программных продуктов, обеспечивающим эти функции, признана система управления базами дан-

ных Microsoft Access.

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Под

системой управления понимается комплекс программ, которые позволяют не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Microsoft Access – это реляционная СУБД . Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает оптимизировать структуру данных и таким образом упростить выполнение работы. Таблицу Microsoft Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Microsoft Access можно эффктивно комбинировать с данными Microsoft Excel.

Microsoft Access входитвсоставпакетаприкладныхпрограмм Microsoft Office. Microsoft Access позволяет пользователю:

разрабатывать схему данных и создавать структуру реляционной базы данных;

создавать пользовательские формы ввода данных в однотабличную и реляционную базы данных;

вводить и редактировать данные;

формировать запросы для поиска и отбора данных;

создавать отчеты для вывода данных;

автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.), а также ряд других, реже используемых возможностей.

Для запуска программы Microsoft Access необходимо выполнить команды:

Пуск Программы Microsoft Access.

Основные объекты БД:

Таблицы – объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Запросы – объекты для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также можно обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять вычисления.

Формы – объекты MS Access, предназначенные в основном для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчеты – объекты БД MS Access, предназначенные для эффективного представления данных на печати, позволяющие отобразить сведения желаемым образом и произвести расчеты (найти общее, среднее значение и др.).

Страницы – специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access.

Макросы – это макрокоманды для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Например, нажатием кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модули – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Используя макросы и модули, можно создавать ориентированные на пользователя приложения, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы в Microsoft Access хранятся в едином файле с расширением mdb.

Рис. 2.6.1. Окно базы данных

В окне базы данных (рис. 2.6.1) в разделе «Объекты» выбирается тип объекта, в основной области окна отображается список объектов этого типа.

Для работы с объектами служат 3 командные кнопки:

1. «Открыть» – открывает выбранный объект. В этом режиме таблицу можно просмотреть, внести новые записи или изменить имеющиеся. Можно просмотреть результаты выполнения запросов, отчеты.

2. «Конструктор» – открывает структуру объекта и позволяет модифицировать его устройство, а не содержимое (в таблицу можно добавлять новые по-

ля, изменять свойства полей, в формах – изменять или создавать элементы управления). Это режим для разработчиков.

3. «Создать» – открывает окно, предоставляющее выбор способа создания нового объекта.

Работа с «Мастерами»

«Мастер» («Wizard») – специальная программа, помогающая в решении ка- кой-либо задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа позволяет за несколько минут выполнить работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какоголибо вмешательства со стороны пользователя. В Microsoft Access имеется около сотни «Мастеров», предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, диаграмм, почтовых наклеек, элементов управления.

«Мастер баз данных» позволяет по имеющимся в программе шаблонам («Заказы на работы», «Контакты», «Склад» и др.) создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы за одну операцию. Для использования этой возможности нужно при запуске Microsoft Access в диалоговом ок-

не выбрать переключатель «Мастера, страницы и проекты баз данных». «Мас-

тер баз данных» создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

Чтобы создать собственную базу данных без помощи «Мастера», в диалоговом окне при запуске Microsoft Access переключатель нужно установить в положение «Новая база данных».

Тема 26. Таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица . В таблицах хранятся вводимые пользователем данные. Каждая таблица Microsoft Access состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в программе Microsoft Excel. Фактически, режим ввода данных Microsoft Access ничем не отличается от работы с таблицами Excel.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно задавать такое, чтобы оно отражало содержимое поля. Также необходимо определить, данные какого типа будут содержаться в поле. В Microsoft Access каждому полю должен быть присвоен один из 10 типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме «Конструктора». В табл. 2.6.1 представлены типы данных Microsoft Access и их описание.

Таблица 2.6.1

		Типы данных полей Microsoft Access
	Тип данных	Описание
	Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номе-
	(значение
		ра, телефонов (до 255 знаков)
	по умолчанию)
	Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения
		расчетов
	Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включи-
	Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математиче-
		ских расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4
		знаков в дробной части
		Для хранения комментариев длиной до 65535 символов
		Специальное числовое поле, в котором Microsoft Access автоматиче-
		ски присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Зна-
		чения в таких полях обновлять нельзя
	Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False,
	Поле объекта	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ
		Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном
		формате), внедренный в таблицу Microsoft Access или связанный с ней
		Текст, выделенный цветом или подчеркиванием, при выборе которого,
		осуществляется переход к файлу, определенному месту в файле, стра-
		нице HTML в Интернет или интрасети. Чтобы вставить адрес гипер-
		Создает поле со списком, позволяющее выбрать значение из другой
	подстановок	таблицы или из списка значений

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

Рис. 2.6.2. Создание таблицы с помощью Мастера

«Мастер таблиц» (рис. 2.6.2) позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества, рецепты и др.;

ввод данных непосредственно в пустую таблицу в табличном режиме. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

импорт таблицы из другого файла. Microsoft Access позволяет импортировать данные из файлов баз данных Microsoft Access, Paradox, dBASE, электронных таблиц Microsoft Excel, текстовых файлов и др;

определение всех параметров макета таблицы в режиме «Конструктора». При создании таблицы в режиме «Конструктора», необходимо заполнить

бланк таблицы (рис. 2.6.3), где в первом столбце указываются заголовки полей, а во втором – указывается их тип (возможные типы полей приведены в табл. 2.6.1). В нижней части бланка указываются свойства полей, такие как значения по умолчанию, маски ввода и поля подстановок.

Рис. 2.6.3. Конструктор таблиц

В режиме «Конструктора» ввод данных в таблицу невозможен. Для перехода из режима «Конструктора» в режим «Таблицы», и наоборот, нужно воспользоваться пунктом меню «Вид» или кнопкой ( – «Конструктор», – «Режим таблицы») на панели инструментов. При этом каждый раз программа делает запрос о необходимости сохранения внесенных изменений.

Независимо от метода, примененного в создании таблицы, всегда имеется возможность использовать режим «Конструктора» для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по

умолчанию или для создания масок ввода. Однако только режим «Конструктора» позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая необходима.

Ввод и редактирование данных

Для ввода данных в ячейки таблицы необходимо установить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных «Счетчик» не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода состоят в следующем: если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение. Для некоторых типов данных (числового, денежного, даты/времени, логическиого) MS Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом, то MS Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены данные заданного типа.

Для удаления записей целиком требуется предварительно их выделять. Выделение записей и полей в таблицах MS Access производится аналогично выделению строк и столбцов в таблицах Excel. Удалять записи можно клавишей Delete, поля – командой «Удалить столбец» в контекстном меню.

Для всех типов полей (кроме «Счетчика» и поля объекта OLE) можно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме «Конструктора» надо выбрать вкладку «Общие», перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на ввод данных. Ограничение в числовом поле чаще всего представлено в виде неравенства. Его можно вводить и в текстовом поле, обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью «Построителя выражений». При появлении курсора в строке параметра «Условия на значение» справа от нее появится кнопка с тремя точками. При нажатии этой кнопки появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных – параметр «Значение по умолчанию» (необходимо открыть закладку «Общие» в режиме «Конструктора»). Здесь можно задать данные, которые Microsoft Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.

Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую через буфер обмена.

Для каждого типа данных (кроме типа данных «Счетчик») предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данных не существует вовсе. Microsoft Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Поиск данных

Если таблица большая, то можно автоматизировать процесс поиска данных. Для этого необходимо установить курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем выполнить команды: Правка Найти. В появившемся окне нужно ввести образец искомых данных и нажать кнопку «Найти». Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Если требуется заменить большое количество одинаковых данных на другое значение, то необходимо выполнить команды: Правка Заменить. В появившемся окне ввести образцы заменяемого и заменяющего элементов. Затем надо решить, есть ли необходимость просматривать каждое заменяемое значение или нет и в зависимости от этого нажать либо кнопку «3аменить», либо «3аменить все». Когда не имеется полных сведений для указания образца поиска, можно использовать знаки подстановки, приведенные в табл. 2.6.2.

Таблица 2.6.2

Знаки подстановки, используемые в окне «Поиск и замена» и в фильтрах

	Описание
	любые 1 или несколько сим-			Первая буква К, осталь-
				ные – любые
	любой текстовый символ
	любой символ из скобок			Саша, Даша, Маша
	любой символ, кроме указан-			Дума, Дама, Дома , Дыма
	ных в скобках
	любой символ из диапазона,			Аа, Аб, Ав
	указанного по возрастанию
	одна цифра

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно упорядочивать записи в таблице в определенной последовательности с помощью кнопок сортировки на панели инструментов или команды меню Записи Сортировка Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию). Команда сортировки применяется к полю, в котором установлен курсор. В режиме таблицы можно выделить сразу несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) по второму и т.д. Если нужно восстановить порядок отображения записей, используются команды Записи Удалить фильтр.

Примечание. Современные СУБД, такие как Microsoft Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Microsoft Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были внесены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Microsoft Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр, исключение выделенного.

На панели инструментов расположены кнопки для работы с фильтрами:

«Фильтр по выделенному» (); «Изменить фильтр» (); «Применение фильт-

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Чтобы просмотреть в таблице все записи, содержащие в указанном поле конкретное значение, необходимо выделить это значение в одной записи, нажать кнопку «Фильтр по выделенному» или выполнить команды: Записи Фильтр Фильтр по выделенному. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово «Фильтр» . В дополнение к этому кнопка «Применение фильтра» нажата, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут, он просто будет отключен.

Если нужно просмотреть записи, не содержащие выделенного значения, необходимо выбрать команду «Исключить выделенное» в контекстном меню или в меню Записи Фильтр.

Задать критерии отбора записей можно с помощью команды: Записи

Фильтр Изменить фильтр или кнопки . После этого появляется одна строка; поле, в котором находится курсор, становится полем со списком, в нем можно выбрать любое из имеющихся значений. Можно составлять другие условия отбора, используя операторы сравнения (<, >), знаки подстановки (см. табл. 2.6.2). Задать условие отбора по одному полю можно с помощью команды «Фильтр для:» в контекстном меню столбца. После нажатия кнопки «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие заданному критерию.

Еще более сложные условия фильтрации можно задать командами Записи Фильтр Расширенный фильтр. В этом случае можно записывать сложные условия отбора, для которых в бланке расширенного фильтра (рис. 2.6.4) предусмотрено 9 строк.

Рис. 2.6.4. Бланк расширенного фильтра

Тема 27. Разработка модели и создание структуры реляционной базы данных

Организация данных

Слово «реляционная» происходит от английского «relation» – «отношение». Отношение – тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы.

Для связи данных из разных таблиц каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Оно называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

1. Ключевые поля счетчика.

Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.

2. Простой ключ.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое.

3. Составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений одного поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает в таблице, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и создание запросов и отчетов, позволяет ограничивать доступ к данным.

В Microsoft Access можно задать три вида связей между таблицами: «Один-

ко-многим», «Многие-ко-многим» и «Один-к-одному».

Связь Один-ко-многим – наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи «Многие-ко-многим» одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько

записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое – общим с таблицей В.

При связи «Один-к-одному» запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «Один-к-одному» применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Связи между таблицами наглядно представлены в окне «Схема данных» (рис. 2.6.5), которое отрывается через меню «Сервис» или кнопкой на панели инструментов.

Рис. 2.6.5. Окно «Схема данных»

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип «Длинное целое»;

обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Access - это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.

Основные объекты БД Access

Перечислим основные объекты.

• Таблицы - главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
• Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
• Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
• Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
• Макросы - это программные единицы БД. Их задача - выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
• Модули - объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.

Таблицы

Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.

Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты - свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access - «Таблицы» - в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.

В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.

Между таблицами существуют связи, определяемые ключами - полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи - это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.

Формы

Формы - объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.

На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».

В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» - техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.

Свойства формы и каждого из отображаемых полей - объектов формы Access - размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.

Запросы

Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.

Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.

Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.

Отчеты

Отчеты - объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.

Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.

Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.

Так выглядит готовый отчет по шаблону:

Макросы

Еще один из основных объектов Access - макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые нужно выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения.

Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. В качестве примера ниже показано добавление простого макроса, который запускается при нажатии на кнопку «Отмена» формы «Клиенты». Его задача состоит в том, чтобы просто закрыть форму, не сохраняя введенную в нее информацию.

Модули

Модули - объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, использующиеся для реакции на события в базе или для вычислений. Они разрабатываются с помощью кода VBA - Visual Basic for Application. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office - Access, Word и Excel.

Для формы клиентов сделаем поле «Возраст» вычисляемым. Для этого в режиме «Конструктора» формы выделим необходимое поле и выберем в окне свойств на вкладке «События» процедуру обработки события «Получение фокуса».

Напишем модуль обработки:

Private Sub Возраст_GotFocus()

Возраст.Value = DateDiff("yyyy", [Дата рождения], Date)

Теперь при переходе между записями и фокусе на поле «Возраст» значение этого поля рассчитывается автоматически.

Следует понимать, что не является объектом Access, например, ключ таблицы, несмотря на то, что он используется для хранения информации. Ключ - часть таблицы, а не самостоятельный элемент базы данных.

Приведенная в статье информация поможет понять, что такое объекты баз данных, какими свойствами они обладают и какие функции выполняют.

Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема 2. Основные объекты СУБД MS Access.

1. Таблицы.
2. Запросы.
3. Формы.
4. Отчеты.
5. Макросы и модули.

Краткие сведения о программе.

Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, поэтому они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. Все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

Мастер (Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access (как и во всем Microsoft Office) компания Microsoft добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Таблицы.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта и их свойства. Тело содержит кортежи, каждый из которых представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.

Типы данных Access и их описание.

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев (до 65535 символов)
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления, путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

• использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
• мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц;
• ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
• определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Чтобы ввести данные в ячейку таблицы, нужно перевести курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши ячейка очищается, если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу , то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши или <Таb>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу . Однако есть одна важная особенность при вводе данных – для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Для этого переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Если нужно просматривать каждое заменяемое значение, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет – один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) — по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и Access выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> (третья кнопка фильтрования, на которой изображена воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Фильтр по выделенному>. Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...

Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это – выбрать команду Файл, Печать или щелкнуть по кнопке <Печать> на панели инструментов. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием можно из диалогового окна «Печать», выбирая представленные ниже опции:

Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке <Предварительный просмотр> на панели инструментов или выберите команду Файл, Предварительный просмотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.

Запросы.

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

• запрос на выборку;
• запрос с параметрами;
• перекрестный запрос;
• запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
• запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

При выполнении запроса на выборку Access извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.

Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый запрос». В окне нужно выбрать пункт Простой запрос. В окне мастера запросов нужно:

1. выбрать объект (таблицу или запрос), на основе которого создается запрос;
2. из перечисленного списка полей выбрать те, которые содержат данные для просмотра или изменения;
3. выбрать вид запроса – подробный;
4. задать имя запроса;
5. установить переключатель Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово.

Окно конструктора запроса состоит из двух областей. В верхней области система отображает структуру таблиц (запросов), из которых были выбраны поля в создаваемый запрос. В нижней части окна формируется структура текущего запроса (Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, условие отбора). Выражения в условия отбора можно заносить либо с клавиатуры, либо с помощью Построителя выражений. Все критерии отбора, указанные в одной строке, связаны логической операцией «и», в разных строках – «или».

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Запрос с параметром создается аналогично запросы на выборку, но в строке Условие отбора в квадратных скобках вводится строка-подсказка.

Итоговый запрос. Во многих случаях вычисления итоговых значений проще и эффективнее выполняются в запросах. Для создания итогового запроса в режиме конструктора нужно выполнить команду Вид, Групповые операции и выбрать нужную функцию из списка Группировка: Sum – сумма, Avg – среднее, Min – минимум, Max – максимум, Count – количество.

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде. Перекрестный запрос состоит из трех полей, из которых одно определяет заголовки строк, второе – заголовки столбцов, третье (обязательно должно быть числовым) определяет значения, по которым рассчитываются итоги. Если в перекрестный запрос выбираются поля из разных таблиц, то предварительно нужно создать простой запрос на выборку, содержащий данные поля, а затем на его основе создать перекрестный запрос.

Запросы на изменение БД. Эти запросы приводят к необратимым изменениям данных в некоторых записях.

Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу на основе данных одной или нескольких таблиц, которая будет являться подмножеством исходной таблицы.

Запрос на добавление записей. Пополняет таблицы БД группой новых записей. Данные могут быть добавлены из другой БД.

Запрос на удаление записей. Удаляет группу записей одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих заданному условию.

Запрос на обновление. Изменяет значения в группе записей одной или нескольких таблиц.

Запросы с вычисляемыми полями. Можно создать запрос с дополнительным полем, которого нет в исходной таблице. Такому полю присваивается имя Выражение N . Для построения выражения используется построитель выражений.

Запросы SQL . Создаются с помощью конструкций языка SQL для обращения к серверам баз данных в сетевой версии СУБД.

При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

• на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объем пространства;
• запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Формы.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. В режиме базы данных нужно открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно, в котором указаны способы создания формы.

С помощью Конструктора можно создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задание виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда новая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица – со сводной таблицей Excel.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.

Если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы Просмотр и печать форм также производятся аналогично тому, как это производится с таблицами.

Отчеты.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать Access, предлагает различные варианты макетов отчета. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных. В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов. Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный – самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

В режиме конструктора бланк отчета разделяется на несколько областей: область данных (размещаются записи из таблицы или запроса), заголовок отчета (размещается в начале бланка отчета), область примечаний (размещается в конце отчета), верхний и нижний колонтитулы (в области нижнего колонтитула обычно выводятся номера страниц отчета и текущая дата), заголовок и примечание группы (присутствуют в бланке отчета, если задана группировка записей). Группа – это набор записей, выделяемых по определенному признаку.

Макросы и модули.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые могут выполняться в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. Можно из одного макроса запустить другой макрос и функцию модуля.

Модуль – это объект, содержащий программы на Microsoft Access Visual Basic , которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.

PAGE 1

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
9104.		СУБД MS Access. Отчеты	398.91 KB
	Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.
9102.		СУБД MS Access. Создание запросов	811.23 KB
	При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку.
9877.		Создание пользовательских баз данных в СУБД Access	290.11 KB
	Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект...
20690.		СУБД Access база данных Музыкальная школа	448.49 KB
	Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений.
9098.		СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм	622.88 KB
	Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы – Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы.
7771.		Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011)	147.49 KB
	Ліверпуль Ударні Запис БД – це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД – це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код.
9099.		СУБД MS Access. Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц	343.83 KB
	Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess – многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных.
13839.		Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access	13.53 MB
	Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий.
7643.		Основные принципы работы с базой данных в Microsoft Access	9.01 KB
	Основные принципы работы с базой данных в Microsoft ccess. Что такое База данных. Проектирование базы данных. Создание базы данных.
13081.		Основные понятия и объекты неорганической химии	5.83 MB
	Эти столкновения предполагаются идеально упругими поэтому суммарный импульс всех молекул системы в результате столкновений не убывает несмотря на то что при отдельных столкновениях происходит передача импульса от одной движущейся молекулы к другой. Число молекул газа в единице объёма системы величина постоянная...

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.

Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора:

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.

Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора:

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме

конструктора. Откроется окно Конструктора.

2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;

4. Задать ключевое поле:

· щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и

· в открывшемся контекстном меню выбрать пункт

Ключевое поле.

5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.

Созданную таблицу открывают двойным щелчком на

её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.

Рисунок 6.1 Вид в режиме таблицы

При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.

Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.